Como organizar documentos: dicas práticas para facilitar a sua vida

Sabe aquela infinidade de documentos que você olha e pensa e agora por onde eu começo a arrumar? Ou pior, quando você precisa de um documento urgente e não sabe por onde começar a procurar. Você acaba vasculhando tudo e bagunçando ainda mais a papelada. Para evitar esse tipo de situação, preparamos esse artigo demonstrando os melhores métodos de como organizar documentos. Confira e comece a organizar agora mesmo. 

Dicas de como organizar documentos

O primeiro passo para aprender como organizar documentos de forma eficaz é priorizar uma preciosa regra: Descartar tudo o que for inútil e não acumular papéis sem utilidade. Por exemplo, descarte informativos e propagandas, receitas médicas antigas, contratos de seguros antigos e cartões que já expiraram, manuais e notas fiscais de produtos que você já jogou fora ou doou. Enfim, descarte tudo o que não tiver utilidade. 

O segundo passo é separar os documentos importantes em categorias. Agora que você já separou os documentos em categorias, é hora de começar a guardá-los. Para armazená-los, você pode optar por caixas, maletas, pastas organizadoras, gaveteiro ou até mesmo um móvel próprio para isso. Existem acessórios dos mais variados tamanhos, formatos e cores nas papelarias. 

É recomendado escolher a técnica que melhor se adapte às suas necessidades, visando sempre a agilidade na hora de encontrar seus documentos. Por exemplo, se você vai guardar a papelada em uma gaveta grande, opte pelas pastas comuns e pastas sanfonadas com sinalizadores. Se o que você pretende é guardar os documentos em uma estante, opte pelas caixas e maletas arquivo, que contenham etiquetas e marcadores. 

Após a seleção, chegou a hora de compartimentar encaixando-os nas seguintes classificações: caixa de entrada, documentos pessoais, arquivo ativo e arquivo morto. Uma ótima dica para compartimentar os documentos é ter uma caixa de correspondência de dois ou três andares, ou um gaveteiro, para que você possa dividi-los. Veja como organizar documentos:

Caixa de entrada

Reserve o primeiro compartimento para colocar todos os documentos que chegam para o seu endereço e todo o tipo de papel que você entende ser útil. Aproveite esse momento para já descartar aquilo que não é importante. A ideia é que eles fiquem alocados em um lugar até que você possa avaliar o tipo de documento e transferir para os demais compartimentos. 

Com isso, você saberá que tudo o que estiver armazenado no primeiro compartimento, precisará de uma análise prévia antes de ser transferido para as demais classificações. Assim, você não precisará consultar todos os documentos, um a um, até identificar aquele que você está procurando. Não deixe os documentos na caixa de entrada por muitos dias, procura manter uma regra de revisão ao menos uma vez por semana. 

Documentos pessoais

Os documentos pessoais são os mais relevantes devido a necessidade diária que precisamos deles. Por isso, para entender como organizar documentos da forma correta, tenha em mente que esses documentos deverão ser priorizados. Você poderá colocá-los em um gaveteiro com suporte para pastas suspensas. Armazene todos os tipos de documentos pessoais, RG, CPF, certidões, histórico profissional, acadêmico, imposto de renda e documentos de viagens. 

Se a sua família for grande, setorize por pessoa, de modo que cada um tenha a sua própria pasta. Acrescente abas de identificação para localizar mais fácil os documentos pretendidos, como bancos, seguros, casa, carro, ente outros. Se você quiser fazer uma subdivisão dentro da pasta, pode utilizar plástico translúcido. 

Arquivo ativo

Nesse compartimento você deverá armazenar os documentos mais utilizados e que diferem dos documentos pessoais, como manuais, garantias e notas fiscais de produtos, contas em aberto, contas quitadas do ano vigente, e documentos de atividades em andamento. Armazene tudo aquilo que for relacionada às atividades cotidianas que estejam em curso durante todo o ano. Não esqueça de identificar as pastas com sinalizadores.

Você poderá fazer subpastas com plástico translúcido para deixar ainda mais organizado, setorizando, por exemplo, manuais e notas de eletrodomésticos, manuais e notas de móveis adquiridos durante o ano, exames médicos, tratamentos etc. Para as contas do ano que já foram quitadas, você pode utilizar uma pasta sanfonada com diversas divisórias. Assim, você pode separar os comprovantes de todas as movimentações financeiras da família. 

Arquivo morto

Todas as contas que estiverem quitadas e não forem do ano corrente podem ser transferidas para o arquivo morto. Lembre-se que há documentos que necessitam ser guardados por pelo menos 5 anos e outros que devem ser guardados por toda a vida. 

Os comprovantes de pagamento em geral devem ser guardados por 5 anos, como os comprovantes de quitação de impostos (IPVA e IPTU), comprovantes de água, luz, telefone, serviços essenciais, aluguel, cartão de crédito, mensalidades e contratos de seguros. Já os documentos pessoais, passaportes, escrituras, carnês de INSS, entre outros, devem ser guardados durante toda a vida. 

A digitalização pode salvar seu espaço

Se você não tem espaço para manter um gaveteiro e está com dúvidas de como organizar documentos, pode se valer da digitalização, afinal a tecnologia vem avançando cada vez mais e pode nos ajudar em alguns aspectos. Existem aplicativos que possibilitam fotografar os documentos e convertê-los em PDF. 

A vantagem de digitalizar documentos é que você não ocupa muito espaço e aquelas notas que se desgastam com o tempo se tornando praticamente impossíveis de ler, não são perdidas. Além disso, você pode criar uma senha para cada um deles, para que eles fiquem protegidos e só você tenha acesso. 

Como manter a organização dos documentos?

Depois que você separou, analisou, armazenou e organizou seus documentos, não deixe de criar uma rotina de organização. Para isso, separamos também algumas dicas, confira: A primeira dica é não esquecer de descartar todas as correspondências que são irrelevantes, pois elas apenas acumulam espaço e não servem para nada. 

O segundo passo é não deixar de colocar toda a documentação nova na caixa de entrada. E ao menos uma vez por semana analisar os documentos que estão lá, transportando-as para os demais compartimentos de arquivo ativo, morto e documentos pessoais. 

Pelo menos uma vez por ano, faça uma revisão nos documentos que estão arquivados, jogando fora aquilo que não tem mais utilidade. Sempre que possível, prefira a digitalização, principalmente de comprovantes de pagamento que se apagam e somem com o tempo depois de guardados. 

Para facilitar o armazenamento digital, prefira o recebimento eletrônico de correspondências e boletos, como de luz, telefone, tv a cabo, fatura de cartão de crédito, entre outros. Hoje em dia a maioria das contas chegam por e-mail ou por meio de aplicativos do próprio banco etc. É muito fácil manter a rotina de armazenamento digital com tantas facilidades que temos hoje. 

Como organizar documentos: mantenha a organização

O que achou das nossas dicas de como organizar documentos? A primeira organização poderá demorar um pouco, mas depois você verá o quanto foi importante fazer toda essa triagem e divisão, pois você encontrará facilmente os seus documentos sem precisar se estressar ou ter que verificar um a um até encontrar aquele que você queria. 

Não deixe de seguir as dicas de armazenamentos em pastas, plásticos transparentes, gaveteiros ou digitalização. Além disso, adicione as etiquetas e sinalizadores para identificar aquele documento que você precisa rapidamente. Organize por caixa de entrada, documentos pessoais, arquivo ativo e arquivo morto. Gostou das nossas dicas ou ficou com alguma dúvida? Compartilhe conosco.